Cara Memastikan Keamanan Sistem Payroll di Perusahaan

JAKARTA, iNews.id - Sistem payroll merupakan suatu sistem administrasi penggajian karyawan dalam sebuah perusahaan. Hal ini biasanya menjadi tanggung jawab HRD setiap bulannya.

Apabila proses penggajian dilakukan secara manual, baik dalam proses penghitungan hingga pendistribusian, tentu akan sangat memakan waktu.

OIKN Sebut Putusan MK Soal Lahan Tak Ganggu Minat Investor

Keamanan sistem payroll memang sangat penting, sebab data gaji karyawan merupakan informasi yang sangat sensitif dan rahasia. Data-data tersebut biasanya memuat nama dan nomor rekening karyawan beserta rincian identitas lain seperti alamat dan nomor induk kependudukan.

Kurangnya keamanan sistem payroll seperti kebocoran data ini selanjutnya dapat berdampak pada hal lain seperti kerugian finansial. Oleh karena itu, simak ulasan berikut untuk mengetahui cara jitu memastikan keamanan sistem payroll yang Anda gunakan di perusahaan.

Cara Memastikan Keamanan Sistem Payroll

Saat mengolah data gaji karyawan, biasanya pemilik usaha hanya berfokus pada akurasi dan proses pendistribusiannya saja. Di sisi lain mungkin Anda lupa bahwa keamanan data juga merupakan hal yang penting untuk selalu diperhatikan, berikut caranya:

1. Batasi akses pengguna

Meski software payroll digunakan untuk memudahkan pekerjaan, tapi tak lantas membuat Anda dengan mudah menunjuk orang untuk mengurusnya. Pastikan hanya orang-orang tertentu dengan jumlah yang tidak terlalu banyak yang dapat mengakses software ini.

Terbatasnya akses ini berfungsi untuk mengurangi risiko campur tangan orang-orang yang tidak berkepentingan. Akses ini biasanya diberikan pada orang dengan level jabatan tertentu seperti HRD atau pemilik bisnis.

Jika ingin lebih detail, Anda bisa memberikan tugas pada karyawan secara terpisah sehingga keamanan lebih ketat. Seperti penanggung jawab untuk mengelola perhitungan jadwal kehadiran berbeda dengan petugas yang memproses payroll.

2. Gunakan password yang tepat

Penggunaan password yang tepat memang wajib digunakan untuk akun-akun penting yang Anda miliki, tak terkecuali pada software payroll. Buatlah password yang rumit berupa kombinasi huruf besar dan kecil, angka, dan simbol agar password lebih kuat.

3. Ganti password secara berkala

Meski password telah dibuat sedemikian rupa agar memiliki pertahanan yang kuat, Anda tetap harus menggantinya secara berkala. Langkah ini cukup efektif dan harus dilakukan paling tidak selama 60 hingga 90 hari sekali sebagai prosedur keamanan yang tetap.

4. Batasi penggunaan data pada slip gaji

Tidak semua data karyawan maupun perusahaan wajib disertakan dalam slip gaji sehingga Anda harus lebih selektif dalam memilih data. Anda hanya mencantumkan kebutuhan dasar seperti nama karyawan dan jabatan atau dengan data lain bila perlu.

Informasi perusahaan juga perlu dibatasi agar tidak terlalu banyak mencantumkan informasi sensitif yang dimiliki perusahaan. Data perusahaan ini bisa menjadi sasaran orang-orang yang ingin menyalahgunakannya untuk mendapat kepercayaan dari calon korban.

5. Pastikan pengelola software payroll mampu memahami aplikasi

Memahami sistem aplikasi memang tidak mudah, apalagi bagi karyawan yang baru pertama kali mengetahui adanya sistem ini. Oleh karena itu, sebelum memberikan tanggung jawab, Anda wajib memberikan pelatihan pada karyawan agar mereka mengetahui prosedurnya dengan benar.

6. Selalu memantau kepentingan data yang tersedia

Tidak hanya memperhatikan setiap proses pengelolaan gaji bagi karyawan aktif, Anda juga perlu melihat kepentingan data pada aplikasi. Misalnya untuk data yang sudah tidak berguna dari karyawan yang sudah resign maka segeralah untuk menonaktifkan data mereka. Data yang sudah tidak terpakai ini membuat sistem informasi rentan terhadap serangan siber berbahaya.

7. Kelola penggajian dengan software payroll yang terjamin keamanannya

Ada banyak penyedia software payroll terbaik yang dapat Anda pilih berdasarkan kelebihan masing-masing sesuai kebutuhan Anda salah satunya adalah Mekari Talenta. Aplikasi ini dapat membuat rekap data secara akurat tanpa adanya proses double entry secara manual. Proses rekap komponen seperti absensi, lembur, dan cuti dapat tersinkronisasi langsung ke payroll.

Proses kalkulasi juga berlangsung secara otomatis baik pada nominal gaji maupun penghitungan tunjangan yang dihitung khusus. Penghitungan perpajakan juga pasti akurat berkat konfigurasi pajak, BPJS, PTKP, dan lainnya yang telah sesuai dengan peraturan pemerintah.

Tak hanya memberikan kemudahan pada proses penghitungan gaji tetapi Anda akan terbantu hingga proses pendistribusiannya. Mekari Talenta mampu membantu Anda untuk mentransfer gaji tepat waktu tanpa adanya limitasi yang mengganggu.

Cukup transfer ke satu Virtual Account maka pendistribusian payroll ke berbagai akun bank dapat berlangsung tanpa biaya tambahan. Sistem transfer juga berlangsung secara fleksibel karena tidak ada peraturan yang mengikat dari pihak bank. Ditambah lagi dengan adanya format CSV sehingga proses pendistribusian berlangsung otomatis tanpa perlu penyesuaian manual.

Demikian ulasan mengenai cara jitu yang dapat Anda lakukan untuk memastikan keamanan pada sistem payroll yang Anda gunakan di perusahaan. Tidak hanya memilih software payroll terbaik namun Anda juga perlu melakukan langkah-langkah yang tepat agar aplikasi dapat digunakan secara maksimal.

Cara yang lebih praktis dengan hasil yang lebih akurat adalah dengan menggunakan software payroll terbaik, seperti Mekari Talenta yang bisa diakses di https://www.talenta.co/fitur/software-payroll/.

Penggunaan software ini dapat mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam payroll seperti kebocoran data karyawan, karena Mekari Talenta adalah software untuk payroll yang aman.

Editor: Rizqa Leony Putri