Sistem Informasi Kepegawaian: Jenis dan Kategori hingga Contohnya

JAKARTA, iNews.id - Sistem informasi kepegawaian pada umumnya digunakan untuk menyimpan data dan membuat laporan yang akan digunakan oleh profesional bisnis sebagai analisis dan membuat keputusan. Setidaknya terdapat tiga jenis laporan yang dihasilkan dari SIM.

1. Real Time

Rusia Cetak Surplus Dagang Rp1.700 Triliun pada Januari-Oktober 2025

Jenis laporan yang pertama berupa real time atau dapat diartikan bahwa laporan tersebut dapat di-monitoring secara langsung. Laporan jenis ini biasanya digunakan dalam bisnis untuk melihat setiap perubahan pada informasi secara langsung, serta tidak ada batasan waktu.

Seperti halnya, seorang kepada customer service yang memonitoring lonjakan volume panggilan sehingga dapat menyelesaikan permasalahan tersebut secepatnya. Dengan laporan jenis real time ini juga dapat meningkatkan produktivitas dari bisnis yang anda jalankan.

2. Ad Hoc

Laporan ini hanya dibuat satu kali oleh pengguna untuk menjawab pertanyaan. Jika laporan tersebut berguna, maka anda dapat mengubah laporan tersebut menjadi laporan terjadwal.

Laporan jenis ini hanya bisa digunakan sekali dan berfungsi untuk membuat laporan dalam jangka waktu yang pendek. Di dalam sebuah bisnis dibutuhkan sistem informasi kepegawaian yang dapat mengelola laporan secara cepat dan oleh sebab itu, sangat cocok untuk menggunakan ad hoc.

3. Dijadwalkan

Laporan yang ketiga merupakan laporan yang dibuat secara berkala. Laporan terjadwal memungkinkan perusahaan atau organisasi untuk mengelola data secara berkala dari waktu ke waktu. Pemohon telah menyediakan untuk menarik dan mengatur data.

Contoh dari laporan yang dijadwalkan adalah seorang distributor dapat membandingkan angka penjualan dari toko yang berbeda dan menggunakan parameter yang berbeda. Hal tersebut dapat meningkatkan keuntungan dari bisnis serta dapat memonitoring kondisi pasar bisnis dengan baik.

Kategori Management Information System (MIS)

Sistem informasi kepegawaian memiliki pengertian yang sangat luas, sehingga dapat dikategorikan dalam sebuah sistem, di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Business Intelligence System (BIS)

Kategori ini biasanya akan digunakan oleh perusahaan yang membuat sistem keputusan bisnis berdasarkan pengumpulan, integrasi, dan analisis data serta informasi yang berhasil dikumpulkan. Sistem ini mempunyai kesamaan dengan EIS, namun hanya manajer dan eksekutif tingkat bawah yang menggunakan BIS.

2. Executive Information System (EIS)

Manajemen tingkat senior lebih sering menggunakan EIS untuk membantu dalam membuat keputusan untuk mempengaruhi organisasi. Hal yang perlu dipersiapkan oleh eksekutif adalah data dengan tingkat akurasi yang tinggi dan memiliki kemampuan untuk membaca data secara tepat dan akurat.

3. Customer Relationship Management (CRM)

CRM menyimpan berbagai informasi mengenai pelanggan, meliputi penjualan, informasi kontak, serta peluang pendapatan yang diperoleh. Departemen pemasaran, layanan pelanggan, business analyst, dan tim penjualan akan sering untuk menggunakan sistem CRM.

4. Sales Force Automation System (SFA)

Komponen khusus dari sistem SFA ini mampu untuk mengotomatisasikan banyak tugas yang dilakukan oleh tim atau departemen penjualan. Komponen tersebut mencakup manajemen kontak, pelacakan (tracking), pembuatan kontak, hingga manajemen pemesanan (order).

5. Financial Accounting System (FAS)

Untuk kategori ini dikhususkan bagi tiap departemen yang bergerak di bidang akuntansi dan keuangan. Contoh tugas yang dilakukan adalah menghitung hutang dagang (AP) dan piutang dagang (AR).

6. Knowledge Management System (KMS)

Sebuah layanan pelanggan dapat memanfaatkan KMS untuk menjawab setiap pertanyaan, serta memberikan solusi dari permasalahan yang ada.

7. Marketing Information System (MkIS)

Tim pemasaran (marketing) menggunakan MkIS untuk dapat melaporkan efektivitas dari proses pemasaran yang telah dilakukan. Selain itu, juga dimanfaatkan sebagai data yang dapat dianalisa untuk membantu marketing di masa yang akan datang.

8. Supply Chain Management System (SCM)

Contoh perusahaan yang menggunakan SCM adalah bisnis retail dan manufaktur, yang mana digunakan untuk melacak aliran sumber daya, bahan dan layanan mulai awal pengembangan hingga proses pengiriman atau distribusi produk.

9. Transaction Processing System (TPS)

Point of Sale (POS) juga termasuk ke dalam TPS, dimana sistem tersebut dapat memungkinkan wisatawan dapat mencari hotel atau tempat penginapan secara cepat dan berkualitas. Tugas seorang karyawan disini adalah menggunakan data sebaik mungkin untuk melaporkan tren penjualan secara bertahap.

10. Human Resource Management System (HRMS)

Kategori yang terakhir ini, digunakan untuk melakukan pencatatan kinerja dari karyawan, serta menyusun laporan data gaji pegawai.

Contoh Sistem Informasi Kepegawaian

Berikut merupakan contoh dari sistem informasi kepegawaian untuk bisnis yang anda kembangkan:

1. Enterprise Resource Planning (ERP)

Untuk sistem informasi kepegawaian ini sangat sering digunakan oleh perusahaan besar. Tidak menutup kemungkinan, perusahaan kecil maupun rintisan juga dapat menggunakan sistem ini. ERP sendiri digunakan untuk memanajemen dan mengelola data yang terintegrasi antar unit dalam perusahaan.

2. Supply Chain Management (SCM)

Sistem informasi kepegawaian ini sangat bermanfaat bagi pihak manajemen untuk melakukan integrasi data. Contohnya seperti manajemen suplai bahan baku dimulai dari pemasok, produsen, pengecer hingga konsumen.

3. Transaction Processing System (TPS)

Sistem informasi kepegawaian yang selanjutnya adalah TPS yang berfungsi untuk melakukan proses data dalam jumlah besar serta transaksi yang besar dan dilakukan secara rutin. Sistem ini sangat cocok untuk bisnis yang bergerak dalam hal keuangan seperti inventaris, bank, dll.

4. Office Automation System (OAS)

Sistem informasi kepegawaian yang keempat adalah OAS yang digunakan untuk mempermudah dan memperlancar komunikasi antar departemen dalam satu perusahaan. Kemudian, dapat mengintegrasikan antar server dalam perusahaan. Contohnya adalah penggunaan email.

5. Information Management System (IMS)

Dalam sistem informasi kepegawaian ini mendukung proses spektrum tugas dalam organisasi. Yang dimaksud spektrum disini adalah menggabungkan beberapa tugas menjadi satu dan saling terintegrasi.

Selain itu, IMS juga dapat menyatukan beberapa fungsi informasi dengan program komputerisasi seperti e-procurement. Sistem ini sangat cocok untuk menganalisis sebuah informasi untuk mengambil keputusan.

6. Knowledge Work System (KWS)

Sistem yang satu ini lebih mengarah dalam hal mengintegrasikan pengetahuan baru ke dalam sebuah organisasi atau entitas. Pengetahuan maksudnya adalah sebuah hal baru yang dapat meningkatkan produktivitas dalam bisnis yang anda jalankan.

7. Group Decision Support System (GDSS) dan Computer – Support Collaborative Work System (CSCWS)

GDSS sendiri merupakan sistem yang berfungsi untuk mencari solusi dari sebuah permasalahan yang diperoleh melalui pengumpulan pengetahuan dalam kelompok dan tidak bersifat individu. Pada umumnya dapat berupa kuesioner, skenario, maupun konsultasi. Contoh dari sistem tersebut adalah e-government.

8. Expert System (ES) dan Artificial Intelligent (AI)

Dalam sistem ini sedikit berbeda dengan sistem yang lain, karena penerapannya menggunakan kecerdasan buatan. Fungsi dari sistem ini adalah dapat menganalisis permasalahan dengan bantuan tenaga ahli yang telah diprogram sebelumnya. Contoh dari penerapan ES dan AI adalah pembuatan sistem jadwal mekanik.

9. Executive Support System (ESS)

Pada sistem ini cenderung menguntungkan pada seorang manajer. Karena ESS mampu membantu manajer dalam membantu berinteraksi dengan lingkungan perusahaan. Interaksi tersebut dapat berupa bantuan grafik dan alat komunikasi lainnya.

10. Decision Support System (DSS)

Untuk sistem terakhir ini sangat membantu seorang manajer dalam mengambil sebuah keputusan dengan cara mengamati lingkungan di dalam perusahaan. Pengamatan disini sangat penting agar bisnis yang dijalankan dapat berkembang dan meningkatkan produktivitas.

Manfaat sistem informasi kepegawaian

Dengan menggunakan sistem informasi kepegawaian pada perusahaan, maka dapat meningkatkan kinerja dari bisnis yang dijalankan. Berikut merupakan beberapa manfaat dari penggunaan sistem informasi kepegawaian dalam bisnis:

1. Manajer dapat membandingkan hasil kinerja yang telah direncanakan serta dapat menganalisis kelemahan dan kekuatan dalam kinerja dan rencana bisnis.

2. Seorang manajer juga dapat memiliki kemampuan untuk menerima umpan balik dari kinerja dari bisnis yang dijalankan.

3. Manajemen mendapatkan gambaran umum dari setiap operasi yang dilaksanakan.

4. Banyak keputusan yang dialihtugaskan dari manajemen atas menuju ke level organisasi yang lebih efisien, dengan memperhatikan faktor pengalaman dan pengetahuan yang dimiliki.

5. Organisasi dapat memaksimalkan manfaat dari investasi dengan cara melihat dan mengidentifikasi apakah sistem dan informasi berfungsi dengan semestinya atau tidak.

6. Perusahaan dapat mendorong proses peningkatan alur kerja, sehingga menghasilkan penyelarasan terhadap proses bisnis yang lebih baik dengan kebutuhan setiap pelanggan.

7. Meningkatkan kualitas dari sumber daya manusia, sehingga dalam sistem unit kerja dapat lebih sistematis dan terorganisir.

Kesimpulannya, sistem informasi kepegawaian adalah sekumpulan proses di mana data dapat diolah, dianalisis, dan ditampilkan supaya data tersebut menjadi berguna untuk kebutuhan pengambilan suatu keputusan. Jenis laporan yang dihasilkan oleh SIM terbagi menjadi tiga, yaitu real time, ad hoc, dan dijadwalkan.

Adapun contoh dari SIM sendiri terbagi menjadi 10 yang memiliki tugas dan peran yang berbeda. Manfaat dari SIM yang paling utama adalah meningkatkan kinerja dari bisnis yang anda tekuni dan jalankan.

(CM)

Editor: Rizqa Leony Putri