Cegah Dokumen Penting Rusak, UNY Latih Warga Gunungkidul Kelola Arsip Keluarga

GUNUNGKIDUL, iNews.id – Rendahnya literasi kearsipan di tingkat rumah tangga sering kali memicu persoalan serius saat warga hendak mengurus administrasi kependudukan. Merespons masalah tersebut, Tim Pengabdian kepada Masyarakat (PkM) dari Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran, Fakultas Ekonomi dan Bisnis (FEB) Universitas Negeri Yogyakarta (UNY), turun tangan mengedukasi masyarakat.

Tim akademisi ini menggelar sosialisasi dan pelatihan pengelolaan arsip keluarga bagi warga Kalurahan Pacarejo, Kapanewon Semanu, Kabupaten Gunungkidul. Kegiatan yang berlangsung di Balai Padukuhan Wilayu tersebut diikuti secara antusias oleh puluhan perwakilan keluarga serta perangkat wilayah setempat.

Permudah Warga, UNY Dampingi Digitalisasi Pemdes Gunungkidul lewat E-Kelurahan

Langkah ini merupakan bagian dari program Dosen Berkegiatan di Luar Kampus (DLK) FEB UNY 2026 yang diketuai oleh Dr Riana Isti Muslikhah Bersama jajaran dosen ahli lainnya serta lima mahasiswa pendamping, tim UNY bergerak memberikan solusi nyata atas kerentanan dokumen penting milik warga.

Ketua Tim PkM, Dr. Riana Isti Muslikhah, menjelaskan bahwa banyak keluarga yang masih menyimpan dokumen penting seperti Kartu Keluarga (KK), akta kelahiran, ijazah, hingga sertifikat tanah secara sembarangan tanpa pelindung memadai. Akibatnya, dokumen-dokumen berharga tersebut rawan rusak dimakan usia atau terselip saat sangat dibutuhkan untuk urusan kesehatan, sekolah, maupun bantuan sosial.

Gandeng UGM dan UNY, Pembudi Daya Gurami di Bantul Kini Pakai Teknologi IoT dan Akuaponik

Untuk mengatasi hal tersebut, warga dilatih menerapkan metode kearsipan sederhana namun sangat efektif dengan memanfaatkan peralatan yang mudah didapat seperti document keeper (map dokumen) dan sticky note sebagai pembatas warna.

"Banyak warga yang mengeluhkan dokumennya rusak atau hilang saat urusan mendesak. Melalui program ini, kami merancang tahapan bertahap agar pengelolaan dokumen di rumah tangga menjadi lebih rapi dan aman, sehingga tidak menghambat pelayanan publik yang mereka butuhkan," kata Dr Riana Isti Muslikhah, Kamis (16/7/2026).

Inisiatif dari civitas akademika UNY ini mendapat apresiasi tinggi dari Kepala Desa Pacarejo, Suhadi. Pihak pemerintah kelurahan berkomitmen untuk menjaga keberlanjutan program ini agar dampaknya bisa meluas ke padukuhan lain.

"Kami menyambut baik dan siap mendukung penuh keberlanjutan program dari FEB UNY ini. Langkah ke depan, kami berencana membentuk kader penggerak arsip keluarga di tingkat padukuhan agar ilmu ini bisa ditularkan ke seluruh warga Pacarejo," ujar Suhadi.

Sebagai tindak lanjut jangka panjang, program DLK FEB UNY ini tidak hanya berhenti pada pelatihan satu hari. Tim UNY dipastikan akan terus melakukan pendampingan berkala, evaluasi hasil, serta menyusun buku panduan praktis pengelolaan arsip keluarga sebagai luaran akhir yang dapat digunakan warga secara berkelanjutan.

Editor: Kastolani Marzuki