6 Tips Bikin Perjalanan Gathering Makin Nyaman dan Bebas Repot

JAKARTA, iNews.id - Bagi sebagian besar karyawan, gathering identik dengan suasana santai, aktivitas seru, dan kesempatan untuk mengenal rekan kerja lebih dekat. Namun, bagi tim Human Resources (HR), General Affairs (GA), atau panitia internal, gathering justru menjadi salah satu agenda yang membutuhkan koordinasi paling banyak.

Mulai dari menentukan lokasi, menyusun agenda, hingga memastikan seluruh peserta dapat berangkat dan pulang dengan nyaman.

Baca Juga

Konvoi Kemerdekaan, Armada Ikonik Bluebird Terdepan

Salah satu hal yang sering membuat panitia kewalahan adalah urusan transportasi. Berbeda dengan rundown acara yang masih bisa disesuaikan saat di lokasi, kendala selama perjalanan jauh lebih sulit diatasi ketika rombongan sudah berangkat.

Tidak jarang, beberapa kendala muncul dalam waktu yang hampir bersamaan. Ada peserta yang terlambat tiba di titik kumpul, pembagian kendaraan yang berubah di menit-menit terakhir, hingga koordinasi antarkendaraan yang semakin rumit selama perjalanan. 

Baca Juga

Bangun Transportasi Ramah Lingkungan, Bluebird Targetkan 1.000 Armada Mobil Listrik

Saat semuanya berjalan lancar, peserta mungkin tidak menyadari banyaknya persiapan yang dilakukan panitia. Namun, ketika satu kendala saja terjadi, hal tersebut justru lebih mudah diingat.

Tips Atur Perjalanan Gathering agar Lebih Mudah

Agar perjalanan gathering berjalan lebih lancar, ada beberapa hal yang sebaiknya dipersiapkan sejak awal. Tidak hanya soal menyediakan kendaraan, tetapi juga soal memastikan seluruh peserta dapat berangkat dan pulang dengan nyaman.

Berikut beberapa hal yang dapat diperhatikan.

1. Jangan Hanya Hitung Jumlah Peserta

Sebelum memesan kendaraan, pastikan jumlah peserta sudah mendekati final. Namun, jangan hanya menghitung jumlah kursi. Pertimbangkan juga lokasi keberangkatan peserta, durasi perjalanan, kapasitas bagasi, hingga kemungkinan adanya goodie bag atau doorprize yang dibawa saat pulang. 

Armada yang sesuai akan membuat perjalanan tetap nyaman, baik saat berangkat maupun ketika peserta kembali membawa barang tambahan.

2. Pilih Titik Kumpul yang Mudah Dijangkau

Tidak semua peserta berangkat dari lokasi yang sama. Karena itu, pilih titik kumpul yang mudah diakses dan memiliki area yang cukup untuk proses naik turun peserta. Selain memudahkan koordinasi, cara ini juga membantu mengurangi keterlambatan saat hari keberangkatan.

3. Kelompokkan Peserta Berdasarkan Kebutuhan Perjalanan

Jika menggunakan lebih dari satu kendaraan, kelompokkan peserta sesuai kebutuhan. Pertimbangkan untuk memisahkan armada bagi panitia, Board of Directors (BoD), pembicara, atau tamu VIP jika diperlukan. 

Cara ini memudahkan koordinasi apabila ada perubahan jadwal atau peserta yang perlu berangkat lebih dulu. Jangan lupa tunjuk satu PIC di setiap kendaraan agar komunikasi lebih terarah.

4. Susun Jadwal dengan Waktu Cadangan

Kesalahan yang cukup sering terjadi adalah menyusun jadwal berdasarkan estimasi waktu tempuh saja. Padahal, perjalanan bisa terlambat karena proses berkumpul, pembagian kendaraan, atau berhenti di rest area.

Karena itu, sisakan waktu cadangan di beberapa titik perjalanan dan komunikasikan batas waktu keberangkatan kepada seluruh peserta sejak awal. Dengan begitu, jadwal acara tetap bisa sesuai rencana. 

5. Pastikan Komponen Biaya Sudah Jelas Sejak Awal

Salah satu penyebab anggaran gathering membengkak adalah biaya yang belum dihitung sejak awal. Sebelum memutuskan sewa bus, pastikan seluruh komponen biaya telah dikonfirmasi, mulai dari tarif sewa, tol, parkir, biaya menginap pengemudi untuk perjalanan beberapa hari, hingga kemungkinan biaya tambahan jika durasi melebihi kesepakatan. 

6. Pastikan Penyedia Transportasi Siap Dukung Perjalanan

Perubahan titik jemput, rute, atau peserta yang telat bisa saja terjadi saat gathering berlangsung. Karena itu, pilih penyedia transportasi yang tidak hanya memiliki armada terawat dan pengemudi profesional, tetapi juga responsif ketika dibutuhkan. Hal ini membantu panitia menangani perubahan di lapangan tanpa mengganggu jalannya acara.

Pilihan Armada Bigbird untuk Berbagai Kebutuhan Gathering

Seluruh tips di atas akan lebih mudah diterapkan jika didukung oleh penyedia transportasi yang mampu menyesuaikan dengan kebutuhan rombongan. Sebagai bagian dari Bluebird Group, Bigbird menghadirkan pilihan kendaraan yang dapat disesuaikan dengan jumlah peserta maupun karakter perjalanan. 

Untuk rombongan besar, tersedia big bus Bigbird Alpha dengan kapasitas 37, 44, hingga 54 kursi. Bagi kelompok kapasitas menengah, tersedia medium bus Bigbird Bravo dengan pilihan 27 dan 31 kursi, sedangkan small bus atau Hiace Bigbird Charlie dengan kapasitas 14 kursi dapat menjadi pilihan untuk perjalanan yang lebih fleksibel dan privat.

Seluruh armada dilayani oleh pengemudi profesional Bluebird Group, serta dilengkapi dengan berbagai fasilitas penunjang seperti kursi reclining, sistem hiburan, USB power outlet, ruang bagasi, hingga Wi-Fi pada tipe tertentu. 

Bagi rombongan yang menginginkan pengalaman perjalanan yang lebih eksklusif, Bigbird juga menghadirkan pilihan Premium pada seluruh kategori small bus, medium bus, maupun big bus. Armada Premium menawarkan kabin yang lebih lapang, kursi kulit, area hiburan dan berbagai fasilitas tambahan untuk meningkatkan kenyamanan perjalanan. 

Layanan Bigbird sendiri saat ini tersedia di Jakarta, Bandung, Surabaya, Medan, Bali, Yogyakarta, dan Palembang untuk mendukung kebutuhan perjalanan rombongan di berbagai daerah dengan harga sewa mulai dari Rp900.000-an.

Pada akhirnya, keberhasilan gathering bukan hanya diukur dari serunya acara, tetapi juga dari kelancaran pengalaman peserta sejak berangkat hingga kembali. Ketika mobilitas dapat dikelola dengan baik, tim HR, GA, maupun panitia dapat lebih fokus menjalankan acara tanpa harus disibukkan oleh kendala transportasi di lapangan. 

Untuk membantu merencanakan gathering perusahaan, komunitas, atau bahkan perjalanan keluarga besar, Anda bisa booking layanan sewa bus Bigbird melalui WhatsApp Bluebird Group di +62 811-1794-1234 atau call center Bigbird di masing-masing kota. Temukan informasi nomor call center Bigbird di setiap kota pada menu Contact Us di website www.bluebirdgroup.com.

Editor: Rizqa Leony Putri