Peserta nantinya akan dilayani sesuai alur yang ditetapkan. Untuk registrasi disiapkan 20 meja, screening 25 meja, vaksinasi 25 meja, dan pelaporan 10 meja.
Para peserta diminta hadir sesuai hari dan jam yang ditetapkan dalam undangan. Peserta yang hadir di luar jam yang dijadwalkan tidak diperkenankan masuk ke area vaksinasi.
“Untuk dapat mengetahui undangan, para peserta yang mendaftar melalui PWI diminta membuka email masing-masing, karena undangan akan dikirim melalui email peserta yang digunakan saat pendaftaran,” kata Ketua Bakti Sosial HPN 2021 yang juga Direktur Kesejehteraan dan Pengabdian Masyarakat PWI Pusat M Nasir.
Para peserta juga diwajibkan menerapkan protokol kesehatan, yaitu 3 M, yaitu mengenakan masker, menjaga jarak, dan mencuci tangan.
Dalam rapat dua malam berturut-turut, Minggu dan Senin (22/2) yang dihadiri para pejabat berwenang mewakili Kementerian Kesehatan, Kementerian Komunikasi dan Informatika, Dinas Kesehatan DKI Jakarta, Dewan Pers, PWI,TNI, Polri, dan instansi terkait lainnya, disepakati pemberitahuan para peserta yang terdaftar akan dilakukan oleh koordinator masing-masing, yakni 10 organisasi konstituen Dewan Pers dan Forum Pemred.
Ke-10 konstituen Dewan Pers yakni Persatuan Wartawan Indonesia (PWI), Aliansi Jurnalis Independen (AJI), Ikatan Jurnalis Televisi Indonesia (IJTI), Serikat Penerbit Pers (SPS), Persatuan Radio Siaran Swasta Nasional Indonesia (PRSSNI), Asosiasi Televisi Lokal Indonesia (ATVLI), Asosiasi Televisi Swasta Indonesia (ATVSI), Pewarta Foto Indonesia (PFI), Asosiasi Media Siber Indonesia (AMSI), dan Serikat Media Siber Indonesia (SMSI).