7 Manfaat Penggunaan Buku Kas dan Tips Membuat dengan Aplikasi Buku Kas

JAKARTA, iNews.id - Buku kas adalah alat manajemen keuangan paling tua yang masih digunakan sampai sekarang, bahkan tetap diperlukan di masa datang. Buku ini digunakan di perusahaan kecil, di mana sang pemilik masih secara langsung sibuk mengontrol keluar masuknya kas. Namun juga digunakan di perusahaan menengah, besar sampai multinasional dengan omzet milyaran dollar.

Bentuknya sederhana, setidaknya terdiri dari tiga atau empat kolom; yaitu keterangan, debit, kredit, dan saldo. Kolom keterangan untuk mencatat penjelasan suatu transaksi. Jumlah penerimaan uang dicatat pada kolom debit atau kas masuk. Sedangkan, jumlah pengeluaran uang dicatat pada kolom kredit atau kas keluar dan sisa kas dicatat pada kolom saldo kas.

Ekonomi Jerman Stagnan pada Kuartal III-2025, Hindari Resesi

Beberapa buku kas tidak menyertakan kolom saldo, melainkan mencantumkan pada bagian bawah laporan kas. Angka saldo kas ini harus cocok dengan jumlah uang secara fisik. Jika tidak, maka pasti terjadi kesalahan pada pencatatan atau transaksi itu sendiri.

Meski bentuknya sederhana, buku kas memiliki fungsi vital dalam pengelolaan keuangan. Namun sayang, banyak UKM terutama pengusaha pemula, mengabaikan penggunaan buku kas dalam memanajemen keuangan usaha.

Mereka menganggap proses pencatatan buku kas merepotkan, terlalu birokrasi, hanya jadi beban administrasi yang tidak perlu. Mereka berpikir manfaat buku kas tidak terlalu penting karena merasa mampu mengontrol semua transaksi keuangan usaha tanpa perlu bantuan kas.

Anggapan buku kas tidak diperlukan bagi pengusaha kecil, bahkan sekelas mikro patut diluruskan. Pengelolaan usaha tidak semestinya bersandar pada ingatan belaka. Pengelolaan usaha yang baik juga berlaku pada usaha-usaha kecil.

Justru dengan melakukan manajemen keuangan yang baik, seorang pengusaha bisa mengetahui perkembangan usaha, meningkatkan keuntungan, menghindari kerugian, dan merencanakan usaha-usaha berikutnya.

Selain itu, dengan bentuknya yang sederhana dan murah, sebenarnya tidak beralasan untuk tidak menerapkan buku kas pada usaha. Di samping itu, saat ini sudah tersedia aplikasi buku kas dari Jurnal yang mudah dioperasikan.

Cara Menulis Buku Kas

1. Cara Folio (Skontro) Dwi Halaman

Halaman debet digunakan untuk mencatat pemasukan atau penerimaan uang dengan menyebut asal uang itu.

Halaman debet terdiri dari beberapa kolom, antara lain:

● Untuk mencatat tanggal pemasukan uang tersebut;

● Untuk mencatat keterangan dari mana saja yang didapati, singkat tapi jelas;

● Untuk mencatat nomor urut dari bukti penerimaan uang;

● Untuk mencatat jumlah uang yang diterima oleh kas pada tanggal itu.

Halaman kredit, digunakan untuk mencatat pengeluaran uang dengan menyebut sebab atau alasan dikeluarkannya uang tersebut.

Halaman kredit itu terdiri dari beberapa kolom antara lain:

● Untuk mencatat tanggal ketika pengeluaran uang tersebut;

● Untuk mencatat segala keterangan untuk apa dan kepada siapa saja uang dikeluarkan;

● Untuk mencatat nomor urut dari buku pengeluaran uang;

● Untuk mencatat jumlah uang yang dikeluarkan pada tanggal itu.

2. Cara Folio Satu Halaman

Buku kas ini merupakan pembukuan dengan keluar dan juga masuknya uang pada satu halaman. Kantor-kantor kecil biasanya menggunakan cara ini untuk membuat pembukuan kasnya.

Buku kas satu halaman ini terdiri dari lima kolom, yaitu:

● Kolom pertama berisi pencatatan tanggal;

● Kolom kedua isinya keterangan mengenai sumber masuknya uang jika penerimaan kas. Kolom kedua ini bisa juga diisi dengan keterangan tentang keperluan dari pengeluaran kas;

● Kolom ketiga berisi nomor urut dari bukti kas yang ada, baik itu untuk pemasukan atau pengeluaran kas;

● Kolom keempat berisi jumlah dari penerimaan uang pada kas terakhir yang berisi jumlah saldo kas yang ada;

● Kolom kelima digunakan untuk menuliskan jumlah pengeluaran dari kas yang dilakukan.

3. Cara Tabelaris

Buku kas tabelaris ini berisi lajur-lajur atau golongan-golongan yang di dalamnya diisi sesuai dengan keperluan kantor. Penulisan dengan cara ini sama dengan pada kas secara folio. Pada halaman sebelah kiri disebut dengan debit serta yang kanan adalah kredit.

Manfaat Utama Membuat Buku Kas dengan Aplikasi Buku Kas

Berikut beberapa manfaat utama penggunaan buku kas.

1. Melindungi uang

Buku kas tentu tidak dapat melindungi uang anda dari pencurian. Untuk ini anda memerlukan brankas atau kotak penyimpanan uang yang baik. Namun, bagaimana mengetahui uang berkurang jika anda tidak tahu berapa jumlahnya?

Untuk mengetahui berapa jumlah uang anda ada pada brankas, diperlukan catatan yang bernama buku kas. Catatan ini bisa dibuat melalui aplikasi buku kas online.

Contoh paling mudah manfaat buku kas adalah buku tabungan. Anda pasti tak akan mau menabung pada bank yang tidak menyediakan buku tabungan bukan? Melalui buku tabungan, Anda yakin uang tersimpan dan terkelola dengan baik.

Buku tabungan melindungi uang Anda karena mencantumkan catatan mengenai transaksi dan saldo. Begitulah gunanya buku kas, Anda bisa menghitung uang dan mencocokkannya dengan catatan dalam buku kas setiap hari.

2. Menganalisa sumber penghasilan usaha

Hari ini saldo kas Anda tiba-tiba melonjak. Apakah ini pertanda omset anda hari ini sedang baik? Belum tentu.

Sebagian kas datang dari penjualan tunai hari ini. Sebagian yang lain, dari pembayaran piutang pelanggan atau penjualan aset non usaha, atau pembayaran uang muka (berarti anda hutang kepada pelanggan), atau ada penerimaan pinjaman dari debitur.

Anda bisa menganalisis sumber-sumber penerimaan kas usaha melalui buku kas yang disajikan oleh aplikasi buku kas. Jika tidak mencatat transaksi penerimaan kas, Anda bisa terkecoh dengan berpikir uang bertambah karena omzet sedang naik. Padahal, sebenarnya uang tersebut berasal dari penjualan peralatan yang tak terpakai.

3. Memonitor kemana uang mengalir

Salah satu kunci pengelolaan usaha yang baik adalah mengendalikan biaya dan pengeluaran kas dengan menggunakan aplikasi buku kas online. Setiap pengeluaran kas harus sesuai dengan tujuan usaha.

Buku kas menyediakan informasi tentang penggunaan uang yang dikeluarkan. Dengan buku kas yang disajikan melalui aplikasi buku kas, Anda bisa memonitor serta mengendalikan agar rencana pengeluaran kas tidak lebih besar dibanding penerimaan dan saldo kas.

Salah satu kesalahan umum pengusaha UKM adalah mencampur uang pribadi dengan uang usaha. Hal ini biasanya menyebabkan pengusaha tiba-tiba merasa kekurangan uang, karena pengeluaran pribadi yang menggerogoti pendapatan usaha.

Aplikasi buku kas bisa membantu mengontrol pengeluaran uang Anda.

4. Mengetahui perkembangan usaha

Untuk menilai performa keuangan suatu usaha, diperlukan laporan keuangan lengkap yang diperoleh melalui sistem akuntansi. Namun, sistem akuntansi sering kali dianggap rumit dan hanya bisa dilakukan oleh tenaga-tenaga terlatih.

Meski demikian, Anda tetap bisa mengira-ngira bagaimana perkembangan usaha melalui buku kas.

Secara gampang, usaha berjalan baik jika dalam periode waktu tertentu uang kas bertambah. Sebaliknya, jika uang berkurang, maka usaha Anda mungkin sedang mengalami kemunduran.

Tentu Anda perlu menganalisanya lebih detail. Untuk itu, bisa direkapitulasi dan mengelompokan data-data dari buku kas untuk mengetahui dari mana dan ke mana uang berputar.

5. Pengambilan keputusan usaha yang lebih baik

Keputusan usaha yang baik, diambil berdasarkan data-data yang akurat. Tidak seyogyanya, Anda mengambil keputusan usaha tanpa didukung informasi yang cukup.

Buku kas adalah sumber informasi keuangan yang pertama dan dapat dibuat melalui aplikasi buku kas. Dengan sedikit usaha untuk merekapitulasi, mengelompokan, dan membuat perbandingan, Anda dapat memperoleh bahan pengambilan keputusan keuangan yang dapat dipertanggungjawabkan.

Dari buku kas pula, Anda bisa memulai menyelenggarakan buku-buku dan catatan-catatan pembantu, seperti buku penjualan, buku pembelian, dan lainnya. Dengan mempelajari informasi yang disusun dari buku kas, Anda bisa mengetahui pola usaha. Dari situ, Anda bisa membuat perencanaan usaha yang lebih baik.

6. Meningkatkan bonafiditas performa usaha

Menjadi hal yang umum jika kini perbankan, lembaga-lembaga pemberi pinjaman, dan pajak mensyaratkan adanya catatan keuangan usaha.

Dengan membuat pencatatan keuangan yang baik, minimal buku kas, nilai bonafiditas usaha Anda bertambah di mata para pemberi kredit. Mereka lebih menyukai memberikan bantuan keuangan pada usaha yang dikelola dengan baik.

Sedangkan untuk kepentingan perpajakan, buku kas adalah salah satu dokumen pertanggungjawaban penghitungan pajak. Tanpa buku kas atau catatan keuangan, bisa saja pihak pajak mengenakan tagihan yang keliru dan merugikan Anda.

7. Buku kas itu sederhana dan mudah

Anda bisa memulai pencatatan buku kas dengan membuat garis kolom-kolom pada buku kosong, atau membeli buku kas yang banyak tersedia di mana saja. Anda bisa menulis tangan, atau menggunakan program spreadsheet komputer.

Tidak butuh keahlian khusus dan waktu lama untuk menguasai pencatatan kas, namun dibutuhkan adanya kedisiplinan. Tida hanya itu saja untuk dapat mengelola keuangan usaha dengan baik, namun dengan mulai mencatat keuangan usaha Anda.

Salah satu cara yang lebih mudah ialah dengan menggunakan aplikasi buku kas.

Kelola Arus Kas Lebih Mudah dengan Menggunakan Aplikasi Buku Kas Jurnal by Mekari

Untuk kesuksesan dan kelancaran bisnis, Anda juga harus didukung dengan perencanaan keuangan yang baik. Melakukan penghitungan, pelaporan, dan analisis keuangan menjadi kegiatan pendukung.

Jurnal by Mekari merupakan software akuntansi online dengan berbagai macam fitur yang memudahkan proses akuntansi. Mulai dari membuat aplikasi buku kas usaha, laporan keuangan, menghitung biaya dan anggaran, mengelola stok, serta pelaporan pajak menjadi lebih mudah, hingga akuntansi perusahaan dagang.

Kelola Manajemen Koperasi Jadi Mudah dengan Jurnal by Mekari

Jurnal.id merupakan software akuntansi online dengan laporan keuangan seperti neraca keuangan, arus kas, laba-rugi, dan lainnya. Tujuan aplikasi buku kas Jurnal.id adalah memudahkan pembukuan serta proses akuntansi pemilik bisnis.

Semua perusahaan dan pengusaha pasti menginginkan administrasi yang berjalan baik, sementara masih banyak perusahaan yang kesusahan untuk mengelola administrasi. Untuk itu, aplikasi buku kas Jurnal.id hadir sebagai Simple Online Accounting Software untuk menunjang kesuksesan pebisnis.

Dengan menggunakan aplikasi buku kas Jurnal.id, maka lebih menghemat waktu proses administrasi dan operasional dengan harga yang efisien, efektif, dan cepat. Karena itu, pebisnis bisa lebih fokus untuk mengembangkan usahanya.

Jurnal.id bisa diakses secara fleksibel untuk berbagai perangkat dan digunakan kapan saja, selama terhubung dengan internet. Menggunakan software akuntansi ini menjadikan pengguna lebih mudah dalam membuat invoice atau faktur, mengecek inventori, serta membuat laporan keuangan.

Jadi, sistem akuntansi Jurnal.id menjadikan pembuatan laporan keuangan perusahaan lebih mudah, aman, cepat, nyaman, dan datanya bisa diakses secara real-time. Menariknya, Jurnal.id telah memiliki keamanan berstandar tinggi, ISO 27001, setara dengan bank. Sehingga, keamanan data perusahaan terjamin.

Selain itu, Jurnal.id memiliki banyak fitur di dalamnya seperti:

• Fitur pembelian yang didalamnya terdapat fitur purchase order dan invoice dengan rinci serta lengkap;

• Pembuatan faktur dan perhitungan pajak otomatis;

• Cash link;

• Pembuatan laporan keuangan dan masih banyak fitur lainnya;

• Manajemen Stok.

Tunggu apa lagi? Segera daftarkan bisnis Anda ke Jurnal.id sekarang juga dan nikmati free trial selama 14 hari.

(CM)

Editor: Anindita Trinoviana