Absen Online: Pengertian, Tujuan Penerapan, dan Alasan Perusahaan Lebih Suka

JAKARTA, iNews.id - Absen online merupakan suatu sistem di mana saat ini para tenaga kerja perusahaan sudah bisa melakukannya dengan bantuan aplikasi. Secara umum, penggunaan aplikasi absen online ini sangat membantu perusahaan untuk mencatat setiap tenaga kerja mereka, jika dibandingkan dengan absensi yang dilakukan secara manual.

Tentu, hal ini akan sangat merepotkan, apalagi jika tenaga kerja yang ada di perusahaan tersebut jumlahnya mencapai ratusan atau bahkan ribuan orang. Pastinya, hal ini akan sangat merepotkan.

Aplikasi Gaji Talenta by Mekari Solusi Atur Gaji Karyawan

Dengan semakin majunya perkembangan era teknologi saat ini, membuat banyak sekali pengembang yang membuat program absen online, di mana aplikasi ini bisa dengan mudah Anda temukan dan dapatkan.

Proses absen setiap karyawan perusahaan merupakan hal yang sangat vital, karena setiap pencatatan jam hadir pada daftar hadir di kartu yang akan dilakukan dapat mempengaruhi gaji bersih atau take home pay yang diterima setiap bulannya.

Maka dari itu, agar risiko tidak tercatat dan bisa dilakukan dengan lebih efisien, kini banyak perusahaan-perusahaan di Indonesia yang memutuskan untuk menggunakan aplikasi absen online.

Lalu, apakah absensi online itu sendiri? Berikut adalah penjelasan mengenai absensi online secara lebih mendalam.

Mengenal Sistem Absen Online Karyawan dalam Perusahaan

Sebelum membahas lebih jauh mengenai pemahaman dari aplikasi atau program dari absen online karyawan pada suatu perusahaan, ada baiknya untuk memahami lebih dulu pengertian dari absensi karyawan itu sendiri.

Bisa dikatakan, absensi karyawan merupakan sebuah data yang memperlihatkan keterangan dari kehadiran seorang karyawan perusahaan setiap harinya pada perusahaan di mana mereka bekerja.

Untuk keterangan data kehadiran karyawan tersebut, bisa dilihat atau dihasilkan dari suatu sistem absen yang digunakan oleh perusahaan, baik itu dilakukan secara manual maupun berbasis online.

Sistem absen tersebut akan melakukan rekap terhadap setiap kedatangan dan waktu pulang dari karyawan yang hadir untuk bekerja. Tidak hanya itu, bagi karyawan yang tidak masuk kerja pun perusahaan bisa melihat bagaimana status dari karyawan yang bersangkutan, apakah tidak hadir kerja karena izin, sakit, atau memang bolos.

Data tersebut akan menjadi sebuah data yang valid dan akurat, karena akan memperlihatkan sebuah bukti kejelasan dari setiap karyawan perusahaan mengenai keberadaan mereka, baik yang hadir ataupun harus absen dalam bekerja.

Dengan adanya sistem absen karyawan ini akan membantu HR perusahaan tidak akan kesulitan ketika akan menghitung data kehadiran dari setiap karyawan yang masuk. Apalagi, ketika sudah memasuki pada saat mendekati tanggal gajian, karena seperti yang Anda ketahui bahwa daftar hadir juga dapat mempengaruhi gaji bersih seorang pegawai.

Kini, kebanyakan perusahaan di Indonesia sudah banyak memilih atau menerapkan sistem absen online, di mana sistem ini dinilai lebih canggih serta lebih efisien bagi perusahaan yang menggunakannya.

Sistem absensi online sudah menerapkan banyak fitur, mulai dari data lembur karyawan yang akan direkap secara otomatis. Dengan begitu, akan mempermudah pekerjaan staff HR atau SDM perusahaan untuk memantau apa saja dan bagaimana karyawan perusahaan mereka bekerja.

Tujuan Penerapan Sistem Absen Online Karyawan Pada Perusahaan

Tentunya, setiap sistem yang diciptakan memiliki sebuah tujuan. Tidak terkecuali, dengan penerapan dari sistem absen online yang di mana memiliki suatu tujuan penting bagi perusahaan.

Hal tersebut lah yang menjadi sebuah alasan mengapa pada akhirnya bukan hanya perusahaan dari Indonesia saja yang menggunakan, tetapi juga perusahaan dari seluruh dunia pun lebih suka menerapkan sistem absen online.

Lalu, apa saja tujuan dari penerapan sistem absen online karyawan pada suatu perusahaan? Berikut adalah tujuan dari sistem absen online yang perlu untuk Anda ketahui, antara lain:

Penggunaan absen online ini memiliki sebuah tujuan untuk melakukan monitor terhadap keterangan daftar hadir dari setiap karyawan perusahaan, mulai dari ketika masuk hingga jam pulang karyawan, semuanya akan direkap di dalam absensi karyawan.
Penggunaan dari sistem absen online ini dinilai lebih menguntungkan perusahaan karena dengan absensi online akan memudahkan kinerja perusahaan dalam melakukan pencatatan data yang baik dan lebih detail. Hal ini berbeda jika dibandingkan dengan sistem absensi manual, di mana data yang didapat dari sistem, staff HR atau SDM harus kembali dicatat dan didata, karena sistem manual tidak otomatis.
Penggunaan dari absen online karyawan ini akan membuat tenaga kerja HR atau SDM perusahaan lebih mudah dalam melakukan pemantauan mengenai daftar hadir karyawan. Sistem program absensi online akan secara otomatis merekap data karyawan yang terlambat datang atau pulang lebih awal, di mana hal tersebut bertentangan dengan peraturan yang diberikan oleh perusahaan.
Dengan bantuan sistem absensi online akan memberi kemudahan kepada tenaga kerja HR atau SDM perusahaan dalam melakukan rekap terhadap setiap data daftar hadir setiap karyawan. Hal ini karena sistem absensi online sudah lebih terintegrasi dan dalam prosesnya, akan menghitung setiap jumlah absen karyawan perusahaan secara otomatis dengan akurat. Dengan begitu, pegawai HR atau SDM perusahaan tidak perlu melakukan kerja dua kali untuk menghitung dan merekap data.

Alasan Absen Online Dinilai Lebih Baik Dibandingkan Manual

Seperti yang Anda ketahui, bahwa absen online ini memang memiliki beberapa keunggulan yang menjadi alasan sebuah perusahaan akhirnya memutuskan menggunakan aplikasi online untuk mempermudah proses pengerjaan pencatatan.

Akan tetapi, sebenarnya aplikasi absensi online ini tidak hanya berguna untuk mempermudah proses pengerjaan pencatatan saja, karena masih banyak keunggulan lain yang dimiliki oleh aplikasi absensi online pegawai perusahaan yang sebaiknya Anda ketahui.

Berikut adalah beberapa contoh keunggulan dari aplikasi absensi online pegawai yang menjadi alasan perusahaan menggunakan aplikasi berbasis digital dibandingkan manual, yaitu:

Absensi Online Memiliki Data yang Lebih Akurat

Jika dibandingkan dengan absensi yang dilakukan secara online atau digital, memang absensi manual memiliki risiko kesalahan yang lebih besar. Hal ini karena pencatatan manual dianggap lebih riskan, karena pada dasarnya proses ini dilakukan oleh seorang tenaga kerja biasa dan bukan mesin atau teknologi yang akan membantu proses pengerjaannya.

Dengan begitu, dalam proses pengerjaannya sangat membutuhkan ketelitian yang sangat tinggi agar data yang ditulis akurat dan tidak terjadi kesalahan karena ketika data salah berarti data tidak valid dan tidak bisa digunakan.

Selain itu, absensi secara manual lebih membutuhkan banyak waktu, sehingga hal ini akan mengganggu produktivitas tenaga kerja lain ketika waktu tersebut bisa mereka gunakan untuk melakukan pekerjaan yang lain. Maka dari itu, absen online bisa dikatakan jauh lebih efisien dalam hal penggunaan waktu, dibandingkan ketika Anda harus mengerjakan proses absensi secara manual.

Penggunaannya Jauh Lebih Praktis

Seperti yang sudah dijelaskan, bahwa penggunaan dari absensi online ini dinilai lebih efisien dibandingkan dengan penggunaan absensi secara manual. Bisa dikatakan penggunaan absensi online ini bisa menggunakan perangkat seperti smartphone, pc, laptop, tablet, ataupun perangkat lainnya.

Dengan sistem yang merupakan program aplikasi online, hal ini akan memudahkan setiap tenaga kerja perusahaan ketika ingin melakukan absensi sehingga waktu kerja setiap karyawan pun tidak akan terganggu nantinya.

Menghindari Praktik Kecurangan Absensi

Selain kinerjanya yang tidak efisien karena lebih memakan banyak waktu, melakukan proses pengurusan absensi setiap karyawan secara manual ini dinilai akan lebih berisiko terhadap praktik kecurangan.

Tentunya, hal ini akan sangat merugikan perusahaan, seperti yang sudah dijelaskan di atas, karena pada dasarnya proses absensi karyawan ini merupakan aspek yang vital. Daftar hadir setiap karyawan bisa mempengaruhi gaji bersih yang umumnya akan diterima setiap akhir bulan.

Bisa Lebih Menghemat Pendanaan Perusahaan

Secara umum, melakukan absensi manual yang menggunakan sistem fingerprint dinilai akan lebih membutuhkan dana yang lebih banyak, dibandingkan ketika suatu perusahaan memutuskan untuk menggunakan absensi manual seperti penggunaan fingerprint.

Hal ini karena memakai sistem sidik jari mengharuskan perusahaan melakukan investasi hardware yang biayanya pun tidak sedikit. Secara umum, harga mesin atau hardware dari sistem sidik jari ini sendiri memiliki perkiraan harga mulai dari Rp500 ribu, bahkan hingga jutaan.

Akan tetapi, hal yang perlu diingat oleh suatu perusahaan adalah mereka tidak hanya membeli hardware dari sistem sidik jari ini saja karena perusahaan harus menyiapkan dana lain untuk melakukan maintenance system.

Bagaimana pun, sistem fingerprint ini merupakan sebuah mesin atau hardware, sehingga harus terus dilakukan maintenance agar sistem bisa berjalan dengan baik dan tidak mudah rusak. Untuk dana maintenance pun memiliki harga yang bisa dikatakan cukup besar, yaitu sekitar Rp500 ribu untuk sekali melakukan perawatan.

Oleh karena itu, penggunaan dari absen online dinilai lebih efektif dan juga efisien bagi perusahaan karena aplikasi ini berbentuk online, di mana perusahaan tidak perlu melakukan proses pendanaan atau menyiapkan dana tambahan.

Dengan menggunakan aplikasi absensi online membuat perusahaan bisa menghilangkan biaya tambahan tersebut dan membuat pendanaan perusahaan menjadi lebih efisien.

Demikianlah penjelasan mengenai absen online, di mana seperti yang bisa Anda pahami bahwa penggunaan program absen online dinilai akan jauh lebih efektif jika dibandingkan dengan melakukan absensi secara manual. Seperti yang sudah dijelaskan, bahwa melakukan absensi secara manual merupakan suatu hal yang lebih menghabiskan cukup banyak waktu.

Hal ini dikarenakan tenaga kerja yang mengerjakan proses ini tidak hanya harus mengetahui berapa jam setiap pegawai perusahaan bekerja, tetapi juga membutuhkan alokasi yang tepat. Jika tenaga kerja perusahaan tersebut melakukan tugas ini secara manual terus menerus, maka lama kelamaan akan menurunkan produktivitas pekerja.

Program absensi online sangatlah berguna bagi perusahaan saat ini, salah satunya adalah aplikasi talenta. Aplikasi ini bisa digunakan secara gratis oleh perusahaan, di mana pada aplikasi talenta ini pegawai bisa melakukan pengelolaan shift kerja dan mengatur aturan jam kerja dari karyawan.

Selain itu, dengan bantuan aplikasi satu ini membuat staf SDM perusahaan bisa melakukan pemantauan setiap karyawan mereka di mana pun mereka berada, sehingga waktu kerja staff SDM pun lebih efisien dan produktivitas perusahaan bisa berjalan dengan baik.

(CM)

Editor: Anindita Trinoviana