Kenali Aplikasi SAP, dari Definisi hingga Contoh Perusahaan Pengguna

JAKARTA, iNews.id - Aplikasi SAP memang cukup asing di kalangan masyarakat umum, namun menjadi salah satu yang paling penting dan dibutuhkan oleh para pebisnis. Terutama untuk skala bisnis yang sudah besar dengan ratusan atau ribuan karyawan, memiliki banyak kantor cabang, atau bermitra dengan banyak bisnis lainnya.

SAP merupakan singkatan dari System Application and Product in Data Processing, jika secara harfiah diterjemahkan ke bahasa Indonesia maka berarti Aplikasi Sistem dan Produk dalam Pengolahan Data.

Baca Juga

Aplikasi Gaji Talenta by Mekari Solusi Atur Gaji Karyawan

Sesuai dengan namanya, fungsi aplikasi SAP ini adalah untuk mendukung berbagai aktivitas atau kegiatan bisnis yang berjalan dalam suatu perusahaan atau organisasi dengan cara otomatis, sehingga efisiensi akan tercipta dan produktivitas organisasi menjadi meningkat. Berikut informasi selengkapnya.

Apa Itu Aplikasi SAP

System Application and Product in Data Processing adalah sebuah perangkat lunak atau software berbasis Enterprise Resources Planning (ERP), yang digunakan oleh organisasi atau bisnis untuk menjalankan manajemen aktivitas harian dari bisnis tersebut. Berikut detail lainnya:

Perangkat lunak SAP dapat menjalankan berbagai fungsi berbeda karena terdiri dari beberapa komponen utama atau sejumlah program besar dan sub-program berupa modul yang masing-masing memiliki tugas berbeda, tergantung pada perintah yang akan diberikan oleh pengguna atau pengelolanya. 

Secara umum, jenis modul yang ada pada aplikasi SAP termasuk modul logistic, modul finance, dan human resources. Masing-masing modul ini masih dipecah lagi menjadi sub modul yang lebih kecil dengan jumlahnya mencapai puluhan dan memiliki tugas tertentu.

Jika masing-masing tugas tersebut dikerjakan dengan cara manual, yaitu menggunakan tenaga manusia, besar kemungkinan akan sangat kesulitan karena menguras pikiran dan juga memakan waktu yang tidak sebentar.

Selanjutnya seluruh modul tadi bersifat saling terhubung atau saling reintegrasi untuk selanjutnya akan memberikan data yang bersifat akurat kepada pihak penggunanya. 

Data-data tersebut selanjutnya akan diambil dan disimpan ke dalam database perusahaan untuk kemudian digunakan dalam menjalankan kegiatan operasional sehari-hari dengan cara yang lebih efektif antar departemen. 

Lalu, untuk modul-modul dalam aplikasi SAP tadi adalah berupa instruksi terstruktur atau kode yang penulisannya menggunakan bahasa pemrograman khusus SAP yang dikenal dengan istilah ABAP. 

ABAP inilah yang akan mengontrol perilaku dari komputer yang sudah diinstal SAP untuk merekam berbagai transaksi bisnis, serta melakukan sejumlah fungsi analisis. Saat program SAP ini dijalankan, maka program ini akan memiliki beberapa fungsi tertentu, seperti fungsi di bidang sales order, procurement, warehouse management, dan banyak lagi.

Aplikasi SAP untuk Apa?

Berdasarkan definisi di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa pada dasarnya System Application and Product in Data Processing merupakan sebuah aplikasi untuk kebutuhan bisnis. Saat awal kemunculannya, perangkat lunak SAP hanya dapat menangani urusan keuangan dari sebuah organisasi. 

Namun seiring dengan perkembangan teknologi dan perubahan zaman, program ini semakin cerdas dan mampu menangani lebih banyak tugas, seperti mengontrol produksi, penjualan, stok produk, dan juga manajemen SDM. 

Hal ini karena modul-modul yang ada pada SAP tadi terus ditingkatkan dan semuanya saling reintegrasi, sehingga pada akhirnya SAP dapat menyajikan berbagai informasi yang paling dibutuhkan untuk masing-masing aktivitas yang ada di perusahaan tersebut.

Lalu secara sederhana, tujuan dari menggunakan SAP adalah untuk mempermudah perusahaan dalam mengolah data, yang selanjutnya akan digunakan untuk mengelola sumber daya yang dimiliki perusahaan.

Nah, tujuan akhir dari pengelolaan ini adalah untuk membuat kondisi perusahaan berada di titik yang ideal.

Manfaat Menggunakan Aplikasi SAP untuk Bisnis

Belajar aplikasi SAP sangat disarankan untuk perusahaan-perusahaan yang memiliki sistem operasional bisnis kompleks karena memberikan sejumlah manfaat seperti berikut ini:

1. Mempercepat Pertumbuhan Bisnis

Data atau informasi yang dihasilkan oleh software SAP tadi bersifat akurat dan juga real time yang membuat perusahaan selalu update dengan kondisi terkini dari kegiatan operasional perusahaan. 

Hal ini sangat membantu perusahaan dalam mengambil setiap keputusan menjadi lebih akurat dan tepat di berbagai situasi. Dampaknya, perusahaan dapat tumbuh lebih cepat, jika dibanding dengan perusahaan lain yang sejenis namun tidak menggunakan SAP.

2. Bisnis Menjadi Lebih Konsisten

Aplikasi SAP membantu dalam meminimalisir kesalahan yang diakibatkan oleh manusia atau human error, karena berbagai tugas yang dijalankan dilakukan secara otomatis oleh program. 

Maka dengan kata lain, software SAP membantu perusahaan dalam mengendalikan jalannya operasional secara konsisten dan dijamin sesuai dengan SOP yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.

3. Meningkatkan Kualitas Bisnis

Karena aplikasi SAP hanya menyajikan berbagai informasi yang akurat dan dari setiap aspek, ditambah lagi informasi atau data ini bersifat real time, maka kualitas bisnis dari perusahaan pun dapat meningkat dengan lebih cepat.

4. Data Perusahaan Lebih Mudah Dikelola

Susunan dari modul pada SAP yang saling terintegrasi tadi membuat data-data yang ada di perusahaan menjadi jauh lebih mudah untuk dikelola. Lalu, ketika ada satu saja data yang berubah pada salah satu modul, maka modul lainnya akan menyesuaikan datanya secara otomatis. 

Sistem canggih inilah yang membuat SAP menjadi sangat bermanfaat dalam hal real time processing untuk berbagai bisnis besar yang memiliki banyak data dan terlalu rumit untuk dikerjakan secara manual. Manfaat ini memungkinkan bisnis dapat menghasilkan laporan yang lebih akurat, namun dalam waktu yang singkat.

5. Transparansi Data

Manfaat lain dari SAP adalah data-data perusahaan menjadi lebih transparan karena setiap orang yang terlibat dengan pengelolaan data perusahaan bisa melihat secara keseluruhan dari data-data yang diolah tersebut, bahkan ketika ada perubahan kecil, serta siapa saja orang yang menginput data tersebut.

Contoh Pengguna Aplikasi SAP 

Adanya dukungan dari berbagai modul seperti yang dijelaskan di atas tadi dapat dikatakan bahwa sistem SAP sangat rumit dan tentunya membutuhkan biaya yang tidak sedikit dalam membuat, serta mengembangkannya.  

Hal inilah yang membuat aplikasi SAP masuk dalam kategori mahal, dan pada umumnya hanya perusahaan-perusahaan besar yang menggunakannya. 

Perusahaan atau organisasi yang ingin menggunakannya, perlu melakukan pembelian software SAP. Bersamaan dengan itu, juga perlu menyiapkan anggaran untuk konsultasi serta biaya instalasi. Selain itu, setiap tahunnya perusahaan yang menggunakan SAP pun melakukan pembayaran lisensi. 

Biasanya, pengguna software SAP adalah perusahaan-perusahaan besar yang sudah memiliki pasar global, bukan hanya secara lokal. 

Sudah ada ribuan perusahaan besar di dunia yang menggunakan software ini. Untuk di Indonesia, perusahaan pertama yang tercatat menggunakan program mahal ini adalah PT Krakatau Steel pada sekitar 1990an. Selain perusahaan ini, ada juga sederet nama perusahaan besar lainnya, seperti berikut:

1. PT Bank Mandiri;
2. PT Astra Honda Motor;
3. PT Bank Rakyat Indonesia;
4. PT Bank Central Asia Tbk;
5. BMW Indonesia;
6. Indofood Sukses Makmur Tbk;
7. PT Blue Bird Group;
8. PT Bukaka Singtel International;
9. Astra International;
10. Toyota Motor Manufacturing Indonesia;
11. Daihatsu Motor;
12. PT Telkom Indonesia (Persero) Tbk (Telkom);
13. AQUA Group;
14. PT United Tractor Tbk;
15. PT Pertamina;
16. PT Bentoel Internasional Investama Tbk atau Bentoel Group;
17. Garuda Indonesia;
18. PT PLN (Persero).

Contoh Aplikasi SAP yang Direkomendasikan

Jika mencari aplikasi SAP yang berkualitas dan telah teruji secara nyata, maka salah satunya adalah program SAP dari mekari.com. SAP Mekari menyediakan beberapa produk yang dapat digunakan untuk menjalankan operasional bisnis menjadi lebih mudah seperti:

1. Jurnal by Mekari

Jurnal by Mekari dilengkapi dengan fitur yang sangat membantu bisnis dalam mengelola inventory dan keuangan dengan cara lebih mudah dan minim salah. Jurnal ini memiliki tampilan antarmuka user friendly yang membuatnya cocok digunakan oleh berbagai skala bisnis mulai dari bisnis kecil, menengah, dan besar.

Beberapa fitur yang ada pada Jurnal by Mekari, di antaranya:

▪ Pantau stok produk bisnis secara real time,

▪ Mencatat segala transaksi keuangan,

▪ Laporan keuangan,

▪ Invoice,

▪ Rekonsiliasi keuangan.

2. Talenta by Mekari

Aplikasi berikutnya bernama Talenta yang dirancang secara khusus oleh Mekari untuk membantu tugas-tugas HR menjadi lebih mudah dalam hal mengelola administrasi pegawai. Hal ini akan membuat HR bisa lebih fokus pada peningkatan dan juga pengembangan produktivitas karyawan.

Sejumlah fitur yang disematkan oleh Mekari ke dalam aplikasi Jurnal ini adalah sebagai berikut:

▪ Evaluasi performa karyawan,

▪ Pengelolaan reimbursement, pengajuan cuti, dan pinjaman karyawan,

▪ Absensi pegawai tanpa harus fingerprint karena bisa secara online,

▪ Distribusi gaji karyawan lebih minim kesalahan.

3. Klikpajak by Mekari

Sesuai namanya, aplikasi SAP yang satu ini akan membantu perusahaan dalam mengelola perpajakan, mempermudah pembayaran pajak, pelaporan SPT, dan juga bukti potong pajak bisnis.

Klikpajak dari Mekari sendiri termasuk mitra resmi dari DJP yang sudah dilengkapi sejumlah fitur berikut:

▪ e-Billing untuk membantu perusahaan mendapat kode billing DJP,

▪ e-Faktur untuk pelaporan dan juga pengelolaan pembayaran pajak PPN,

▪ e-Filing untuk mempermudah pelaporan SPT tahunan dan SPT masa,

▪ e-Bupot untuk pengelolaan bukti potong PPh badan.

4. Mekari Flex

Aplikasi Mekari Flex termasuk salah satu aplikasi sangat bermanfaat bagi bisnis, karena akan membantu perusahaan dalam mengelola kesejahteraan karyawan. 

Mekari Flex dilengkapi dengan fitur yang dapat membuat setiap pegawai perusahaan dapat mengakses gaji lebih awal dan pegawai dapat memilih benefit yang dibutuhkan atau sesuai dengan budget, seperti memilih asuransi kesehatan, layanan psikologi, voucher belanja, catering makan siang, atau lainnya.

5. Qontak by Mekari

Aplikasi ini berkaitan dengan pengelolaan data pelanggan secara akurat, detail, dan otomatis yang selanjutnya data-data ini dapat digunakan oleh perusahaan untuk meningkatkan layanan pelanggan, atau meningkatkan kualitas produk sesuai dengan yang paling diinginkan atau dibutuhkan pelanggan. 

Dampak dari hal ini adalah kepuasaan pelanggan, sehingga pelanggan potensial berubah menjadi pelanggan tetap. Dalam jangka panjang, pelanggan setia ini bisa diubah menjadi mitra perusahaan untuk membantu memasarkan produk perusahaan yang diimbangi dengan pemberian insentif.

Oleh karena itu, aplikasi SAP sangat penting dalam operasional bisnis, terutama skala besar karena data-data bisnis dapat dikelola dengan lebih mudah, lebih cepat, dan lebih minim kesalahan alias lebih akurat.

Hal ini pun membuat SAP memiliki banyak manfaat untuk bisnis, termasuk mempercepat pertumbuhannya.

Sedangkan untuk aplikasi SAP yang direkomendasikan di Indonesia, salah satunya adalah dari Mekari (mekari.com), yang dalam satu sistem sudah terdiri dari beberapa aplikasi dengan fungsi berbeda untuk berbagai kebutuhan operasional perusahaan. Di antaranya, mulai dari jurnal keuangan dan perpajakan, hingga aplikasi layanan pelanggan.

Editor: Anindita Trinoviana