Mengenal Pentingnya Manfaat Sistem Informasi Akuntansi dalam Perusahaan

JAKARTA, iNews.id - Perkembangan teknologi yang sangat pesat kini telah merasuk ke dalam berbagai bidang. Tak terkecuali bidang akuntansi yang telah menerapkan Sistem Informasi Akuntansi.

Sistem Informasi Akuntansi merupakan sistem yang dapat kita gunakan untuk mengelola data keuangan. Hasil dari pengelolaan data tersebut nantinya bisa kita gunakan untuk mengambil keputusan.

5 Jenis Laporan Keuangan Beserta Fungsinya untuk Bisnis

Seiring perkembangan teknologi, sistem informasi akuntansi telah tersedia dalam bentuk perangkat lunak (software), sehingga proses pengolahan data pun bisa dilakukan lebih mudah. Karena itu, penggunaan sistem informasi akuntansi penting bagi kelangsungan perusahaan di seluruh dunia

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan data yang yang diperlukan dalam akuntansi atau laporan keuangan perusahaan. Data yang diperlukan bisa terdiri dari susunan catatan, formulir, peralatan, dan perlengkapan. Susunan tersebut terdiri dari komputer, alat komunikasi, tenaga pelaksana, serta laporan.

Dari seluruh komponen tersebut, seluruh laporan diproses menjadi laporan yang saling terhubung dan dibutuhkan oleh manajemen. Semua proses harus yang dilakukan dalam sistem informasi akuntansi harus mempertimbangkan dampak operasional baik. internal maupun eksternal terhadap sumber daya ekonomi. Hal tersebut bertujuan untuk melacak setiap aktivitas akuntansi yang berkaitan dengan sumber daya teknologi informasi.

Pada masa kini, sistem informasi akuntansi sudah dilengkapi dengan metode khusus berbasis komputer. Jika dahulu sistem pencatatan akuntansi menggunakan metode manual, kini, perusahaan menggunakan proses otomatisasi akuntansi.

Fungsi Sistem Informasi Akuntansi

Apapun jenis bisnis yang Anda jalani, Anda pasti membutuhkan sistem informasi akuntansi. Sebab, sistem informasi akuntansi proses pelaporan kondisi keuangan perusahaan secara akurat yang bermanfaat bagi seluruh pihak.

Dengan mengetahui kondisi keuangan perusahaan, kita juga bisa dengan mudah mengetahui kondisi perusahaan saat ini. Adapun data yang terkandung dalam sistem informasi akuntansi meliputi pendapatan, pengeluaran, data pelanggan, data karyawan, informasi pajak, invoice, dan lain-lain.

Selain itu, dengan memberikan informasi yang tepat, Anda juga dapat menekan biaya produksi. Ada tiga fungsi utama penerapan Sistem Informasi Akuntansi, yaitu:

1. Mengubah Data Menjadi Informasi Keuangan
Keberadaan sistem informasi akuntansi memudahkan perusahaan dalam mengubah data menjadi informasi keuangan yang dibutuhkan. Informasi ini berbentuk laporan keuangan yang dapat disajikan manual maupun secara online.

2. Transparansi
Sistem informasi akuntansi bisa kita gunakan sebagai media untuk mengumpulkan dan menyimpan informasi berupa data yang berkaitan dengan bisnis perusahaan. Adanya sistem informasi juga membuat pengambilan data dari beragam sumber menjadi lebih efisien.

Data yang telah disimpan pun menjadi lebih mudah diambil karena sudah terekam dalam sistem. Dengan sistem ini, Anda mendapat kemudahan untuk melacak karena ada sistem pertanggungjawaban yang detail.

3. Menghindari Kecurangan
Penggunaan Sistem Informasi Akuntansi mampu menghindari praktik kecurangan karena mampu melacak keuangan perusahaan. Sistem informasi akuntansi pun mampu menjaga aset perusahaan sehingga mengurangi risiko penggelapan aset oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.

4. Mencatat Data Transaksi Secara Tepat
Keberadaan sistem informasi akuntansi dapat membantu perusahaan dalam membuat dan mencatat data transaksi secara tepat. Dengan demikian, proses akuntansi dapat berjalan lebih runut sesuai dengan urutan transaksi. Apabila ada kesalahan, Anda bisa segera mengoreksi dan mengetahui penyebabnya dengan cepat.

5. Sistem Pengambilan Keputusan yang Komprehensif
Penerapan sistem informasi akuntansi dalam perusahaan juga berfungsi sebagai penyedia laporan keuangan. Laporan ini kemudian menjadi dasar pertimbangan dalam pengambilan keputusan.

6. Membangun Sistem Pengendalian Internal
Penerapan sistem informasi akuntansi mampu menciptakan sistem pengendalian internal yang sesuai dengan prosedur perusahaan. Dengan demikian, laporan keuangan yang dibuat dapat disesuaikan dengan aturan dan kebijakan yang berlaku, sehingga dapat tercipta aktivitas bisnis yang efisien.

Komponen Sistem Informasi Akuntansi

Ada banyak komponen dalam Sistem Informasi Akuntansi, yaitu:

Manusia: Pelaku utama dalam menjalankan sebuah sistem serta melakukan beragam fungsi.

Transaksi: Objek sistem informasi akuntansi yang akan dikelola menjadi informasi utuh.

Dokumen: Kumpulan file yang digunakan untuk pencatatan saat melakukan transaksi.

Peralatan: Alat yang dimanfaatkan untuk melakukan pencatatan pada sistem.

Prosedur: Tahapan dalam melaksanakan proses transaksi.

Basis data (database): Tempat penyimpanan data yang telah dikategorikan berdasarkan jenis informasi.

Output: Produk dari sistem informasi berupa laporan. Nantinya, laporan ini diserahkan pada pihak yang bersangkutan (stakeholder).

Infrastruktur: Terdiri dari komputer serta peralatan lain.

Prinsip Sistem Informasi Akuntansi

Dalam menerapkan Sistem Informasi Akuntansi, perusahaan harus mematuhi berbagai prinsip yang ada. Ada lima prinsip penerapan sistem informasi akuntansi menurut American Institute of Certified Public Accountants (AICPA), berikut penjelasannya:

1. Keamanan
Keamanan adalah faktor terpenting dalam penerapan Sistem Informasi Akuntansi. Prinsip keamanan dilakukan dengan pembatasan akses ke dalam sistem dan data. Sistem atau data, biasanya dibuat agar hanya dapat diakses dan dikontrol oleh pihak-pihak tertentu saja.

2. Kerahasiaan
Dalam dunia bisnis, kerahasiaan merupakan prinsip yang harus dijaga. Dengan prinsip ini, perlindungan terhadap kebocoran informasi milik perusahaan dapat diminimalisasi.

3. Privasi
Prinsip ini membuat perusahaan melakukan pengumpulan, penggunaan, dan pengungkapan informasi pribadi pelanggan secara privat.

4. Integritas
Pemrosesan data dilakukan secara akurat, tepat waktu, dan melalui otoritas yang tepat.

5. Ketersediaan
Sistem Informasi Akuntansi harus mampu memenuhi kewajiban operasional perusahaan yang sesuai dengan kontrak.

Contoh Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi

Perkembangan teknologi menghasilkan banyak aplikasi yang dapat mendukung proses Sistem Informasi Akuntansi. Kini, ada beberapa perangkat lunak sistem informasi akuntansi yang dapat membantu perhitungan akuntansi di perusahaan.

Anda pun tak perlu bingung menentukan sistem mana yang sesuai dengan perusahaan. Kini, ada Mekari, aplikasi berbasis awan (cloud) untuk mengontrol pembelian, penjualan, manajemen stok, akuntansi, keuangan, reparasi, hingga HRD. Selain itu, Mekari pun dirancang berbasis website sehingga tidak memerlukan instalasi dan Anda pun dapat mengakses laporan di mana pun serta kapan pun melalui laptop, tablet, atau smartphone.

Mekari juga dilengkapi oleh fitur dokumen tracker dan fitur riwayat untuk mempermudah Anda melacak semua kegiatan bisnis dan transaksi. Selain itu, Anda dapat mengontrol pengguna dan memberikan batasan akses sesuai dengan kebutuhan masing-masing divisi.

Aplikasi Mekari juga memiliki beragam fungsi lain, yaitu:

1. Multi Gudang

Mekari mampu memudahkan kontrol tentang inventarisasi perusahaan di banyak tempat.

2. Multi Mata Uang

Anda pun mudah dalam memproses transaksi pembelian dan penjualan.

3. Keuangan dan Akuntansi

Mempercepat proses akuntansi serta mengurangi kesalahan entri data.

4. Approval

Memberikan hak pengesahan dokumen kepada pihak yang berwenang.

5. Laporan

Meningkatkan kecepatan pengambilan keputusan dengan laporan yang komprehensif.

6. Payroll

Mekari memiliki sistem payroll yang dapat menghitung gaji karyawan secara otomatis.

Jenis-jenis Software Akuntansi (Accounting Software) yang Umum Dipakai

Kegiatan akuntansi adalah kegiatan vital dalam perusahaan. Segala pencatatan keuangan ditentukan dengan sistem akuntansi yang baik dan transparan. Tentunya, software akuntansi sangat diperlukan untuk menunjang kualitas kegiatan akuntansi baik di lembaga, organisasi, dan perusahaan.

Terdapat beberapa software akuntansi terbaik dan umum dipakai di Indonesia karena kualitas serta fitur-fitur unggulannya. Software akuntansi ini pada nantinya akan sangat bermanfaat dalam dunia kerja sehingga proses menjadi lebih cepat, mudah, dan akurat.

Beberapa software akuntansi yang umum digunakan seperti software akuntansi basis data, offline, cloud, hingga paket custom. Berikut beberapa contoh produk software akuntansi yang juga bisa Anda ketahui sebagai referensi. Yuk, disimak!

1. Basis Data
Jenis software yang pertama adalah software akuntansi berbasis data atau juga disebut dengan Database. Karena berhubungan dengan database yang biasanya memerlukan infrastruktur penyimpanan mumpuni, maka hampir sebagian perusahaan besar menggunakan software jenis ini. Contoh dari software akuntansi basis data adalah Oracle dan SAP.

Perusahaan yang hendak menggunakan software ini setidaknya harus memiliki database dalam ukuran besar dan didukung oleh sumber daya yang mumpuni seperti engineer dan konsultan. Tentunya, software akuntansi berbasis data memiliki keunggulan lebih dibanding software akuntansi lain seperti kemampuan untuk menangani tugas yang kompleks dan rumit. Selain itu, jaringan serta fungsinya yang luas diyakini mampu membantu perusahaan dalam mengelola kegiatan akuntansinya.

2. Offline/Instalasi
Sistem yang paling sering digunakan selanjutnya adalah sistem offline/Instalasi yang mana penggunaannya sangat cocok untuk daerah dengan koneksi lambat atau terbatas. Perusahaan skala kecil dan menengah yang beroperasi di daerah-daerah dengan provider internet terbatas atau dengan infrastruktur jaringan yang belum baik, sangat disarankan untuk menggunakan software akuntansi offline.

Maka dari itu, dapat dikatakan bahwa software akuntansi offline cocok untuk perusahaan baru seperti startup, UKM, maupun usaha mikro.. Keuntungan dari software jenis ini adalah kemudahan pemasangan serta hampir setiap akuntan pasti mampu menggunakannya tanpa perlu training khusus dan biaya mahal.

3. Online
Selanjutnya adalah software akuntansi berbasis online atau biasa disebut cloud. Software jenis ini memerlukan koneksi internet yang baik dan stabil karena hampir semua fitur-fiturnya, mengandalkan koneksi internet. Banyak perusahaan yang mulai beralih untuk menggunakan software akuntansi online karena fiturnya bisa digunakan dimanapun dan kapanpun melalui koneksi internet.

Beberapa jenis perusahaan yang cocok untuk software akuntansi online adalah UMKM, Perusahaan Startup, hingga jasa konsultan. Biasanya, software akuntansi online lebih murah dengan keunggulan access dimana dan kapan saja. Cukup menghubungkannya dengan internet maka Anda bisa mengakses segala hal yang berkaitan dengan akuntansi perusahaan. Hanya saja, software ini tak dapat bekerja bila tidak tersambung internet, maka dari itu, diperlukan koneksi internet non-stop.

Selain tiga jenis accounting software di atas, terdapat pula tiga jenis accounting software berdasarkan cara pembuatannya. Yuk, simak ulasannya berikut ini!

1. Paket
Software akuntansi paket adalah software yang memang telah ditentukan sistemnya sehingga tidak dapat dimodifikasi atau diutak-atik. Software ini adalah produksi pabrik patent sehingga perusahaan diminta untuk menyesuaikan kebutuhannya dengan produk ini. Maka dari itu, sebagai kompensasi, software akuntansi ini cukup murah dan mudah digunakan.

2. Customize
Berbanding terbalik dengan software paket, accounting software customize bisa dimodifikasi dari keadaan awal oleh perusahaan. Tentunya, software ini bisa digunakan sesuai kebutuhan perusahaan dan modifikasi dapat dilakukan baik sebelum maupun sesudah dibeli dari software house-nya.

Keuntungan yang bisa di dapat dengan menggunakan software ini tentunya kenyamanan serta kemudahan karena bisa digunakan sesuai keinginan perusahaan. Namun, untuk memodifikasi software ini diperlukan dana yang tak sedikit, lho!

3. Custom
Software akuntansi custom adalah software gabungan antara jenis paket dan customize. Artinya, software ini menggunakan modul standar yang lalu dimodifikasi sedemikian rupa sehingga perusahaan bisa menggunakannya dengan lebih mudah dan sesuai kebutuhan.

Keuntungan penggunaan software akuntansi ini adalah mengurangi bagian yang mubazir. Hanya saja, software ini lebih rentan risiko karena dikembangkan sendiri dan kurang stabil.

Semoga dengan artikel ini Anda bisa menemukan software yang paling cocok dengan usaha Anda ya. Salah satu rekomendasi software akuntansi terbaik adalah Mekari Jurnal. Mekari Jurnal adalah Perusahaan Software-as-a-Service (SaaS) terdepan yang menyediakan solusi automasi bisnis berbasis cloud untuk mendukung perkembangan beragam bisnis di Indonesia, dari kecil sampai besar, melalui penggunaan teknologi.

(CM)

Editor: Rizqa Leony Putri