Mengenal Absensi Online dan Keuntungan bagi Perusahaan yang Menggunakannya

JAKARTA, iNews.id - Kemajuan teknologi yang semakin pesat di era digital secara tidak langsung mengubah sejumlah rutinitas sehari-hari. Sejak revolusi industri 4.0 digaungkan ke seluruh Indonesia, istilah absensi online juga ikut populer.

Indonesia sebagai salah satu negara yang turut mendukung gerakan itu dan mulai terus membenahi diri untuk menyukseskan era industri 4.0. Penggunaan sistem absen online di beberapa perusahaan bertujuan untuk meningkatkan produktivitas karyawan.

Baca Juga

Mengenal Pentingnya Manfaat Sistem Informasi Akuntansi dalam Perusahaan

Dulu, pencatatan absensi atau kehadiran karyawan dilakukan secara konvensional. Ketika teknologi perlahan diterapkan dalam dunia kerja, membuat beberapa perusahaan mulai beralih ke absensi online. Namun, apa sebenarnya absensi online itu? Simak artikel berikut ini.

Apa Itu Absensi Online?

Absensi online adalah pencatatan kehadiran dengan sistem cloud yang terhubung dengan database secara real-time. 

Absensi online ini dapat dihubungkan secara real-time dengan database perusahaan yang membuat hasil pencatatannya jadi lebih akurat dan praktis. 

Sistem cloud ini akan menyimpan data absensi secara otomatis tanpa perlu melakukan rekapitulasi. Selain itu, data absensi yang telah masuk dapat diakses di mana pun dan kapan pun, dengan catatan kamu tetap terhubung dengan jaringan internet.

Dengan software berbasis cloud dalam memanajemen data absensi karyawan ini, absensi online dapat melakukan tracking pegawai berdasarkan lokasi (GPS) dan face recognition.

Perbedaan Absensi Online dengan Absensi Konvensional 

Terdapat beberapa perbandingan antara absensi online dengan absensi konvensional, di antaranya sebagai berikut: 

1. Proses Pencatatan Kehadiran

Perbedaan pertama terletak pada proses pencatatan kehadirannya, absensi konvensional seperti mesin fingerprint memanfaatkan sidik jari yang sebelumnya sudah didaftarkan. Karyawan akan diminta untuk menyerahkan dua sidik jari yang berbeda. 

Lalu dari segi keamanan, alat ini terjamin keamanannya karena sidik jari tiap orang berbeda-beda sehingga tidak akan mudah dimanipulasi oleh orang lain. 

Akan tetapi, proses scanning membutuhkan waktu yang lebih lama dan tak jarang juga menimbulkan antrean pada jam-jam sibuk.

Sementara pada penggunaan aplikasi absensi online, proses pencatatan kehadirannya tidak menggunakan sidik jari, tetapi menggunakan foto selfie. 

Foto tersebut nantinya akan digunakan oleh sistem untuk input data kehadiran dari karyawan. Dari segi keamanannya pun sangat terjaga karena karyawan diharuskan membuat akun terlebih dahulu sehingga akan sulit untuk disalahgunakan.

2. Sumber Energi

Absensi konvensional seperti mesin fingerprint biasanya menggunakan listrik sebagai sumber energi untuk perangkatnya dan terkadang memanfaatkan baterai pada situasi tertentu. 

Tentunya yang akan menjadi kelemahan apabila terjadi pemadaman listrik pastinya perangkat akan berhenti bekerja meskipun masih bisa diantisipasi dengan pemakaian baterai.

3. Jenis Perangkat yang Digunakan

Dari segi jenis perangkatnya, absensi konvensional biasanya  menggunakan alat khusus mesin scan untuk mendeteksi sidik jari karyawan sehingga perusahaan harus membeli alat tersebut. 

Sayangnya perangkat ini dapat membuat kemungkinan terjadinya antrean panjang saat mengisi presensi dan menjadikan kamu lebih sering melakukan kontak fisik dengan alat absen.

Berbeda dengan aplikasi absensi yang tidak butuh perangkat fisik. Perusahaan hanya perlu membeli aplikasi absensi yang sudah menyediakan fitur-fitur lengkap dalam membantu proses absensi hingga melakukan rekapitulasi gaji.

Kemudian dari sisi karyawannya pun sangat terbantu dengan adanya aplikasi absensi yang bisa diakses dari smartphone. 

Dengan demikian, karyawan dapat melakukan absensi secara mandiri dan menerima slip gaji secara online. Selain itu, aplikasi online dapat mendukung kebutuhan dan fleksibilitas remote working suatu perusahaan.

4. Lebih Hemat Biaya

Pada absensi konvensional cenderung rawan rusak karena seringnya pemakaian. Perusahaan tidak hanya mengeluarkan biaya di awal pembelian saja, tetapi juga terdapat tambahan biaya untuk melakukan pemeliharaan alat atau maintenance secara rutin. Brand atau merek mesin fingerprint juga turut mempengaruhi biaya yang perlu disiapkan.

Sedangkan untuk aplikasi absensi, jumlah biaya yang dikeluarkan perusahaan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Kebanyakan developer aplikasi absensi menerapkan sistem berlangganan bulanan dengan menawarkan paket yang beragam di dalamnya.

5. Sederhana dalam Penerapannya

Perbedaan yang terakhir yaitu terletak pada proses yang lebih sederhana dibandingkan dengan cara manual atau konvensional.

Sebagai contoh yaitu jika jumlah karyawan dalam perusahaan tersebut cenderung sedikit, maka dapat dikatakan bahwa penerapan absensi secara konvensional dapat dilakukan dengan mudah. Namun, bagaimana jika perusahaan mempunyai jumlah karyawan ratusan bahkan ribuan? 

Melalui absensi secara online maka segalanya akan terasa lebih mudah dan praktis tanpa harus mengeluarkan banyak tenaga dan waktu.

Pentingnya Absensi Online saat New Normal

Saat situasi new normal seperti sekarang ini, mengakibatkan perusahaan sulit mengumpulkan data absensi karyawan, karena ada beberapa perusahaan yang masih menerapkan kehadiran karyawan dengan sistem work from home. 

Namun, perusahaan akan sulit  memantau jika perusahaan masih mencatat absensi karyawan secara manual atau masih menggunakan absensi konvensional apalagi ketika sedang WFH. Oleh karena itu, absensi online saat ini dibutuhkan berbagai perusahaan dalam mendukung new normal.

1. Praktis
Ada banyak metode absensi yang digunakan oleh perusahaan, mulai dari absensi manual, hingga menggunakan mesin fingerprint. Namun kondisi sekarang ini tidak memungkinkan bagi karyawan untuk selalu absen menggunakan fingerprint untuk beberapa kondisi.

Oleh karena itu, absensi akan lebih praktis, mudah dipantau dan diatur jika menggunakan absensi online. Karyawan dan tim HR memiliki aplikasi yang sama tetapi dengan fitur yang berbeda yang sudah disesuaikan. Perusahaan akan lebih mudah dan cepat untuk memantau apakah karyawan bekerja atau tidak pada hari tersebut.

2. Real-time
Saat new normal, absensi online akan sangat memungkinkan karyawan mengisi absensi di mana saja dan kapan saja tanpa perlu khawatir absensi mereka tidak tercatat karena didukung dengan teknologi cloud, karyawan dapat absen asalkan tetap terhubung dengan koneksi internet, sehingga proses pengisian absen dan pengecekan menjadi lebih praktis.

3. Mengurangi Human Error
Pencatatan absensi secara manual akan cenderung membuat melakukan kesalahan. Beberapa kesalahan mungkin butuh keseriusan untuk ditangani. Penggunaan aplikasi absensi online tentunya akan mengurangi human error yang terjadi.

4. Update Data Absensi
Memperbarui data absensi karyawan secara manual merupakan tugas yang membutuhkan tenaga dan waktu bagi tim HR. Tetapi dengan menggunakan absensi online, tim HR akan dapat dengan mudah memperbarui dan menjaga data absensi karyawan karena data terpusat.

5. Easy to Use
Penggunaan absensi online yang sangat mudah, karyawan hanya perlu login selanjutnya clock-in maupun clock-out di aplikasi. 

Saat ini berbagai perusahaan di dunia memang menuju dunia digitalisasi. Pembelajaran penggunaan aplikasi baik itu bagi tim HR maupun karyawan memang seharusnya mulai dilakukan dari sekarang.

Nah, setelah mengetahui penjelasan terkait absen online, apakah kamu tertarik untuk menggunakan absensi online? 

Bagaimana tidak, dengan segala keefektifannya absensi online dapat menjadikan solusi bagi perusahaan yang menjadikan absen karyawan menjadi lebih mudah dibandingkan dengan absensi konvensional.

Absensi online yang juga sering disebut sebagai absensi digital, terutama di era new normal seperti saat ini tentunya sangat memudahkan perusahaan dan karyawan dengan adanya himbauan work from home dari pemerintah atau kebijakan perusahaan yang tetap mengharuskan WFH.

Tidak ada hal yang sulit dalam penggunaan aplikasi absensi online, seperti pada aplikasi Mekari Talenta, karyawan hanya perlu login selanjutnya hanya mengklik clock-in maupun clock-out untuk absen masuk dan absen pulang. 

Fitur unggulan lainnya yaitu rekam absensi dengan teknologi face recognition yang dilakukan via mobile dengan menggunakan radius lokasi yang memudahkan validasi absensi. 

Mekari Talenta adalah salah satu merk HRIS (Human Resources Information System), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS biasanya bertujuan untuk mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Selain itu, Mekari Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang sering disebut sebagai mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Mekari Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. 

Fitur-fitur yang disediakan Mekari Talenta juga sangat lengkap sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lainnya. Dengan demikian, perhitungan akan menjadi lebih efektif dan efisien.

Kelebihan Aplikasi Absensi Online dari Mekari Talenta

1. Fitur yang Lengkap

Keunggulan dari Mekari Talenta ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Mekari Talenta ini, berikut ini detail fiturnya:

● Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.

● Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.

●  Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan di mana saja. Fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.

● Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.

2. Kostumisasi yang Terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Mekari Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

3. Tim Support yang Efektif dan Responsif

Tidak usah repot dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, Customer Service dari Mekari Talenta akan selalu sigap membantu Anda dalam hitungan menit saja.

Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering Work From Home maupun Hybrid, menggunakan Mekari Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. 

Dengan demikian, karyawan dapat dengan mudah melakukan segala kepentingan yang berhubungan dengan absensi dari mana saja tanpa harus datang ke kantor. 

Dengan Mekari Talenta, semuanya dapat dilakukan dengan lebih teratur dan lebih cepat dari sebelumnya yang hanya dilakukan manual. Mekari Talenta dapat diakses dengan mudah di https://mekari.com. Tunggu apa lagi? Yuk, gunakan Mekari Talenta sekarang juga!

(CM)

Editor: Rizqa Leony Putri