Sebelum dioperasikan semua karyawan harus terlebih dahulu didaftarkan ke dalam sistem, lalu membuat kata sandi mereka sendiri. Cara penggunaanya dengan menggunakan kata sandi atau password yang sudah di daftarkan ke mesin.
Kelebihan:
Metode menggunakan jenis absen digital jelas lebih efektif, dan tidak perlu menggunakan kertas ebagai medianya. Cukup memasukan data dan password mereka sudah bisa terhitung masuk, dengan catatan waktu yang lebih tepat dibandingkan mesin absen ceklok.
Kekurangan:
Memakan waktu yang cukup lama, dan cukup membuang waktu karena seorang karyawan harus memasukan datanya terlebih dahulu agar bisa absen. Kecurangan juga masih sering terjadi, karena bisa saja data dan password diberi tahu kepada teman sekantornya, Budaya titip absen masih sangat kental.
Mesin Absensi Magnetic Card
Pada 1980 silam, muncul inovasi baru dari mesin absensi, yaitu mesin absen magnetic card. Ini seperti perpaduan antara mesin absen manual dan digital, secara fisik hanya ada perbedaan sedikit dari mesin absen digital, tambahan slot untuk menggesek kartu disamping mesin. Cara kerjanya mirip dengan mesin absen digital, untuk mendata kehadiran karyawan, seorang karyawan harus memilki access card sebagai medianya.
Kelebihan:
Adapun mesin absensi jenis ini lebih canggih dan modern dibandingkan dengan mesin absensi kartu terdahulunya yaitu yang manual karena telah menggunakan teknologi untuk mendata kehadiran karyawan. Identitas karyawan yang telah didata pada sistem mesin absensi ini dapat langsung dideteksi hanya dengan menggesekkan kartu pada slot mesin.