Jika ingin lebih detail, Anda bisa memberikan tugas pada karyawan secara terpisah sehingga keamanan lebih ketat. Seperti penanggung jawab untuk mengelola perhitungan jadwal kehadiran berbeda dengan petugas yang memproses payroll.
2. Gunakan password yang tepat
Penggunaan password yang tepat memang wajib digunakan untuk akun-akun penting yang Anda miliki, tak terkecuali pada software payroll. Buatlah password yang rumit berupa kombinasi huruf besar dan kecil, angka, dan simbol agar password lebih kuat.
3. Ganti password secara berkala
Meski password telah dibuat sedemikian rupa agar memiliki pertahanan yang kuat, Anda tetap harus menggantinya secara berkala. Langkah ini cukup efektif dan harus dilakukan paling tidak selama 60 hingga 90 hari sekali sebagai prosedur keamanan yang tetap.
4. Batasi penggunaan data pada slip gaji
Tidak semua data karyawan maupun perusahaan wajib disertakan dalam slip gaji sehingga Anda harus lebih selektif dalam memilih data. Anda hanya mencantumkan kebutuhan dasar seperti nama karyawan dan jabatan atau dengan data lain bila perlu.
Informasi perusahaan juga perlu dibatasi agar tidak terlalu banyak mencantumkan informasi sensitif yang dimiliki perusahaan. Data perusahaan ini bisa menjadi sasaran orang-orang yang ingin menyalahgunakannya untuk mendapat kepercayaan dari calon korban.
5. Pastikan pengelola software payroll mampu memahami aplikasi
Memahami sistem aplikasi memang tidak mudah, apalagi bagi karyawan yang baru pertama kali mengetahui adanya sistem ini. Oleh karena itu, sebelum memberikan tanggung jawab, Anda wajib memberikan pelatihan pada karyawan agar mereka mengetahui prosedurnya dengan benar.
6. Selalu memantau kepentingan data yang tersedia
Tidak hanya memperhatikan setiap proses pengelolaan gaji bagi karyawan aktif, Anda juga perlu melihat kepentingan data pada aplikasi. Misalnya untuk data yang sudah tidak berguna dari karyawan yang sudah resign maka segeralah untuk menonaktifkan data mereka. Data yang sudah tidak terpakai ini membuat sistem informasi rentan terhadap serangan siber berbahaya.