Situasi: Sekretaris menelepon untuk mengingatkan peserta tentang rapat yang akan datang.
Percakapan:
Sekretaris: "Selamat siang, ini Dinda dari PT Setia Logistik. Apakah saya sedang berbicara dengan Bapak Surya?"
Peserta: "Ya, selamat siang, Ibu Dinda."
Sekretaris: "Saya ingin mengingatkan Bapak tentang rapat yang dijadwalkan pada hari Senin pukul 14.00 WIB. Apakah Bapak sudah menerima undangannya?"
Peserta: "Oh, iya, saya sudah menerima undangannya. Terima kasih telah mengingatkan."
Sekretaris: "Sama-sama, Bapak. Kami sangat menghargai kehadiran Bapak di rapat tersebut."
Peserta: "Tentu saja, saya akan hadir."
Situasi: Sekretaris memberitahukan peserta tentang perubahan waktu rapat.
Percakapan:
Sekretaris: "Halo, selamat pagi. Ini Rina dari PT Inovasi Teknologi. Apakah saya sedang berbicara dengan Ibu Maya?"
Peserta: "Selamat pagi, Ibu Rina. Ya, ini saya."
Sekretaris: "Ibu Maya, saya ingin memberitahukan bahwa ada perubahan jadwal untuk rapat yang seharusnya berlangsung hari Rabu. Rapat sekarang akan dimajukan ke pukul 09.00 WIB."
Peserta: "Baik, terima kasih atas informasinya. Saya akan menyesuaikan jadwal saya."
Sekretaris: "Terima kasih atas pengertiannya, Ibu Maya. Jika ada pertanyaan lebih lanjut, silakan hubungi kami."
Peserta: "Tentu, Ibu Rina. Sampai jumpa di rapat!"
Melalui contoh percakapan di atas, kita dapat melihat bagaimana cara melakukan konfirmasi undangan rapat secara efektif dan profesional melalui telepon. Menggunakan nada yang sopan dan jelas sangat penting dalam komunikasi bisnis untuk memastikan semua pihak memahami informasi yang disampaikan.