PT KAI menyatakan telah berulang kali meminta penghuni mengosongkan rumah atau mengajukan permohonan sewa. Namun, permintaan itu disebut tidak ditindaklanjuti. Perusahaan juga menyatakan tidak memiliki perjanjian sewa atau kerja sama dengan penghuni terkait penggunaan bangunan tersebut.
Sebelum pengosongan dilakukan, PT KAI telah melayangkan tiga surat peringatan pada 2, 9, dan 15 Oktober 2026. Surat tersebut ditandatangani secara elektronik oleh Deputy Divisi Regional I Sumatera Utara PT KAI, Andri Hardianto.
Dalam surat peringatan itu, PT KAI memberikan tenggat pengosongan secara bertahap, mulai dari tujuh hari kalender, lima hari kerja, hingga tiga hari kerja.
Perusahaan juga merujuk Peraturan Menteri BUMN Nomor PER-2/MBU/03/2023 serta sejumlah surat edaran Menteri BUMN mengenai pengamanan dan penertiban aset perusahaan negara.